Følelse overbelastet? Hvis du er, så uden at ønske at tilføje til dine bekymringer, husk at det er en ond cirkel. Ifølge Storbritanniens sundeste arbejdspladsstudie forårsager høj stress og mangel på fysisk aktivitet virksomheder til at tabe op til 27 dage produktiv tid pr. Medarbejder hvert år. Mønsteret er velkendt for alle rødblodede træningsmænd: Et møde med møder betyder, at der ikke er tid til gymnastiksalen, og et planlagt aftenmåltid bliver til et sidste øjebliks barmhjertighed fra Deliveroo. Problemet? High-carb livsstil og manglende motion gør Jack til en uproduktiv dreng - og efter en anden dag med svag e-mail-fiddling og soul-crushing procrastination er problemet værre, ikke bedre. Tid til at ordne det.
Indtast Graham Allcott, tidligere administrerende direktør og selvudråbte "produktivitetsninja". "Jeg er ikke en af de naturligt organiserede mennesker", siger Allcott. "Min naturlige arbejdsstil er ret modsat: flaky, idébaseret, mere komfortabel på strategisk niveau end" gør "-niveauet, allergisk over for detaljer og urealistisk om, hvad der kan opnås i en given periode. Alle disse egenskaber er på deres egen måde blandt mine styrker og har gjort mig vellykket i ting, jeg har gjort."
Mens Allcott siger, at han spiller for disse styrker, erkender han også dem "som de forbløffende svagheder, de er. At ændre mine egne dårlige vaner og udvikle stærke, positive nye gav mig mulighed for at hjælpe andre med at gøre det samme. "Ved at bytte time management til opmærksomhedsstyring, være hensynsløs med e-mail og afslutte information overbelastning, lover Allcott, at du får alle dine arbejde færdigt og har tid til batch-madlavning, bænkpressning og lejlighedsvis Netflix binge - og du vil føle dig bedre om morgenen. Din dydige cirkel starter her.
Eliminer stress
Stress er uundgåeligt - det er din krops fornuftige kemiske reaktion på vanskelige og farlige situationer. Dit problem: De mekanismer, der udviklede sig til at beskytte dig mod sabertandede tigre, har ikke haft tid til at indhente instant messaging og altid-på-iPhones, og den konstante tilstrømning af små stressorer er en produktivitetsdræber. "Uanset hvad vi arbejder på, kan vores adrenalinniveauer føre os til at gøre det umulige muligt," siger Allcott. "Men når vi krydser linjen fra sund adrenalin til usundt, stresset og ulykkeligt, bevæger vi os fra motivation og momentum til at blive kvalt." Anerkend, hvornår det sker, og du kan klare det.
Identificer dine udløsere
Forskellige mennesker klare sig godt (og dårligt) med forskellige situationer. "Tre vigtige stressområder, der er typiske for de fleste, er panik over at være overbelastet med arbejde, manglende klarhed om, hvad de skal gøre og træffe vanskelige beslutninger," siger Allcott. Tag fem minutter at vurdere fra 1-5, hvor bekymrende hver af dem er, og du vil vide, hvor du skal fokusere dine indsatser.
Få nogle perspektiver
Det er nemt at tro, at alle andre bevæger sig hurtigere end dig og opnår mere, især hvis du holder øje med deres sociale medier. Tænk på ansigtet, som du præsenterer for verden i forhold til eventuelle negative følelser, du måske har, og husk at andre mennesker gør det samme.
Takle disse udløsere
Brug nu din liste: Hvad er det første skridt i retning af at adressere de stressorer, du lige har noteret? Hvis vagthed om mål er et problem, for eksempel arbejde med at afklare det - hvad enten det betyder at sidde alene eller planlægge et møde for at finde ud af det med en kollega. Hvis det er overbelastning, lav en liste over dine forskellige opgaver og afgøre, hvad der er det mest produktive trin, du kan tage på hver enkelt af dem lige nu.
Omfavn konflikt (når du skal)
Ingen kan lide konflikter undtagen sociopater, men nogle gange er det nødvendigt. At lade konflikter fester er en vigtig stressor. Hvis du kan adressere en lige nu, gør det. Roligt og respektfuldt selvfølgelig.
Hold det legende
Mål for en tilstand af legende, produktiv momentum, hvor du er positiv, afslappet og i kontrol. Husk: Det eneste der er anderledes her end at føle sig stresset, fast og følelsesløs er, hvad der sker i dit sind.
ANBEFALET: Sådan håndteres stress på arbejdspladsen
Få organiseret
Hvis dit skrivebord er et højdepapir og din computer desktop ser ud som en snøstorm, er det tid til at strippe tilbage. "Som mange mennesker bruger jeg papirreference systemer mindre og mindre i disse dage og ville elske at nå et punkt, hvor jeg var virkelig papirløs - men der er tidspunkter, hvor kun papirarkivering vil gøre," siger Allcott. "Ideen om at opnå et papirløst kontor for mig virker som det forkerte mål at tilstræbe. Bare start med 'meget mindre papir'. "Sådan er det gjort.
Vær hensynsløs
Smid eller genbrug noget papir, der indeholder materiale, der er let tilgængeligt på internettet, herunder arkiverede aviser eller blade. Fremhæv keepsakes og ting, du sandsynligvis vil have brug for fysiske kopier af - certifikater, siger og beviser for adresse.
Har en 'god ide park'
Dette er din dumpingplads for ting at gennemse, prøv eller se, når du sidder fast for ideer til fremtiden. Det kan være en app-curated liste, eller bare et skybaseret dokument.Medtag en underliste til musik / film / YouTube-anbefalinger, når du har brug for underholdning eller har et ekstra ti minutter.
Skriv tjeklister
For enhver regelmæssig aktivitet sparer de på hjerneplads. Opbevar dem til din ugentlige butik, opgaver, du skal gøre hver uge eller månedligt, og for sociale ting, der ellers vil blive skubbet bag på køen. Ja, ring til din mor.
Hold en kalender
Det lyder latterligt simpelt, men gør du det faktisk? At holde en online-tidsplan for, at du skal holde aftaler, frigør værdifuldt hukommelsesrum, som du ellers ville bruge til at holde styr på dem. Hvis du er forpligtet til en papirversion, skal du tage hyppige billeder af den med din telefon.
Øvelse beslutningstagning
At være hensynsløs er hårdt i starten, men når du gør indbrud til information overbelastning, håndtering af e-mails og brug af checklister, vil det være nemt. Stick det ud - belønningen vil være det værd.
Vær mere produktiv
Din gamle opgaveliste er dømt. "Det er bare ikke nok til at give os fleksibilitet til at klare de forskellige niveauer af kompleksitet, vi støder på i vores vidensarbejde - fra øjeblikkelige tiltag gennem de ting, vi kunne gøre gennem de bredere projektopgaver", siger Allcott. "En af grundene til standard-opgavelister virker ikke, at de ofte forsøger at gøre hvad du skal adskille i to eller tre forskellige lister." Her er din nye, flerlagede version.
Projektlisten
Et projekt er ethvert stykke arbejde, der kræver mere end et par trin til at afslutte. At få en ny telefon, siger, er ikke kun én ting: det betyder forskning, pris sammenligninger, shopping og telefonopkald. Din projektliste skal være for ting, du ikke behøver at gøre dagligt, men at du skal have en påmindelse om at kontrollere, at du gør fremskridt på - måske en gang om ugen. For ethvert projekt beslutter du hvilket resultat du søger og hvordan du måler succes før du skriver det ned.
Master Actions List
Dette er din største, mest dynamiske liste, og det burde indeholde alle de handlinger, du kunne gøre lige nu for hvert projekt, du arbejder på. Vær specifik snarere end generel: "Øv dig udkast til præsentation og bestem de endelige ændringer" er bedre end "finish præsentation", for eksempel. Med denne liste udført, vil du altid være klar over hvad du skal gøre næste. Fokus på den næste handling, ikke en, der kræver input fra andre, før du kan afslutte det.
Den daglige to-do liste
Dette er et fokuseret valg fra din Master Actions List. "Tænk på Master Actions List som en garderobe fuld af alle dine tøj og din Daily To-Do List som de ting, du skal bære i dag," siger Allcott. Skriv det ned på en Post-it note, eller marker et par ting som "høj prioritet" på din kalender. Du er ikke overmenneskelig, så vælg de to eller tre vigtige ting, og kør fremdriften for at få dem færdige.
Afslut Information Overload
Rethink-forbindelse
Kontrol af e-mail og sociale medier er trøstende, fordi det føles som at gøre fremskridt. Det er det ikke. Første skridt: Sluk for hver lyd og grafik, der nager dig til at tjekke nye e-mails. Skift din tankegang fra "kontrol" til "behandling". Hver gang du åbner din indbakke, skal dit mål være at behandle, hvad der er der, ikke bare at se om noget er nyt.
Brug Ds
Din nye mantra: Slet, gør det nu (hvis det tager mindre end to minutter at håndtere), gør det senere, delegere eller beslutte, at det ikke behøver en handling, men kan arkiveres - enten til fremtidig reference eller at kontrollere, at en anden har fulgt op på det.
Opsæt en email 'døds række'
Flyt hver e-mail mere end seks måneder gammel i sin egen mappe. Tilføj en tid i din kalender seks uger i fremtiden, og hvis du ikke har brug for disse e-mails, skal du slette dem. Ligeledes oprette et filter for at slette e-mails fra personer, der har forladt din virksomhed.
Må ikke være obsess over undermapper
Du har kun brug for tre: Handling, læsning og venter (tilføj en @ hvis nødvendigt for at holde dem øverst i din e-mail-mappestruktur). Handling er for ting, der kræver en handling, der tager mere end to minutter. Læs er for længere e-mails, som du bliver nødt til at komme til sidst. Venter på e-mails, hvor du venter på en anden til at gøre noget - og hvor du vil have en vellykket afslutning. Hvis du er ligeglad, lad dig ikke spore dem.
Gå mørk
Nu, hvor du er mere organiseret, end du kontrollerer din email, når du har lyst til det, skal du gøre det på bestemte tidspunkter. En mulig tilgang er 50-50 - en hurtig scanning af indbakken om morgenen, så ingen email til eftermiddagen, når du kan gå all-out.Alternativt kan du indstille tre faste tider: tidligt om morgenen, frokost og slutningen af dagen, eller hvis du er i en særlig reaktiv virksomhed, tildele ti minutter en gang i timen på timen.
Fokusér din opmærksomhed
Glem tidstyring. I informationsalderen, hvor din opmærksomhed går, er vigtigere. "I" videnbaserede "job - som virkelig er de eneste job, der modstår automatisering - du er samtidig chef og medarbejder," siger Allcott. "Du er ansvarlig for ikke alene at gøre arbejdet, men beslutte, hvad arbejdet er, og beslutte, om du skal reagere på nye input ved at ændre dine prioriteter." Resultatet: konflikt, ubeslutsomhed og udskydelse, da det er svært at vide, hvornår "chef "Eller" tænkning "-modus ender og" arbejdstager "eller" do "-tilstanden begynder.
Forstå opmærksomhed
Det er en mere begrænset ressource end tid. Det er nemt at genkende, at din opmærksomhed er mislykket, hvis du er på Twitter i seks timer om dagen, men hvis du bruger 80% af din opmærksomhed til møder, så vær ikke overrasket, hvis du ikke har nogen opmærksomhed tilbage for andre ting. Tænk på opmærksomhed, ikke tid, som din nye valuta og opdel den i proaktive, aktive og inaktive faser. Målet er at gøre dit bedste arbejde i løbet af dine udbrud af proaktivitet og redde det grunne arbejde for inaktiv tid.
Træn din tidsplan ud
På papir skal du kortlægge en gennemsnitlig dag: start- og afslutningstider, pauser og alt arbejde du gør før eller efter dine planlagte timer. Træn ud, når du er mest opmærksomme eller træg - er du en langsom starter eller træg efter frokost? Vær opmærksom på eventuelle overraskelser, og tag den bedste tid til at gøre komplekse eller vanskelige opgaver. Spild ikke dine mest produktive tider med at jage fakturaer og skifte printerpatroner.
Tænk 'boss mode' og 'arbejdstilstand'
Fortsæt med at tænke og gøre adskilt, og du vil forbedre begge dele. Planlæg nøglebeslutninger, projektplanlægning og kreativ tænkning for dine mest proaktive tider - lige efter din første morgenkaffe. Daglige beslutninger kan vente på mindre produktive tider, og gemme ting som at rydde op i din indbakke eller skrivebord til eftermiddagssvag.
Beskyt din opmærksomhed
Der er to hovedtyper af dræn på din opmærksomhed: intern og ekstern. Den førstnævnte er nemmere at håndtere: reagere på e-mail i batcher snarere end når den kommer, og tildele tidspunkter, hvor du må foretage internetforskning. Eksterne opmærksomhedsafløb er hårdere, men - hvis du kan komme væk med det - undgå unødige møder, og skift telefonen kun på bestemte tidspunkter, frem for at kunne nås hele tiden. Hvis du kan, arbejde fra caféer lejlighedsvis - der er ikke noget at gøre der, men drik kaffe og gør dit bedste arbejde.
Opret 'opmærksomme lommer'
Det betyder at finde tidspunkter i løbet af din dag, hvor du ikke gør noget. Behold fysiske og digitale læsningsfiler - en A4-tegnebog og Instapaper-appen vil gøre det - så du kan indhente under pendler eller nedetid. Når det er anden natur, prøv en "tænkningsliste", en række store beslutninger, som du fortsat synkroniserer med din telefon, som du kan henvise til, når du venter i købet for selvbetjening.
Stop multitasking
Multitasking er 90'erne ledelse-taler nonsens. Ved at tvinge din hjerne til at skifte fra en ting til en anden, bruger du virkelig meget mental indsats på opsætnings tid og trækker dig væk fra at gøre (og afslutte) ting. Monotasking, der fokuserer på én ting af gangen, er løsningen.
Kom væk fra kontoret
"Dit arbejdsmiljø kan være fuld af afbrydelser og støj - presset, udfordrende, åbent og frenetisk," siger Allcott. "Dit bedste proaktive opmærksomhedsarbejde kan måske finde sted uden for denne placering." Discipline din chef til at acceptere det ved at forklare at du skal arbejde hjemmefra eller en café for en dag - så sørg for at gøre noget af dit mest produktive arbejde den dag.
Indsamle gode ideer
At have metoder til at fange gode ideer uden at blive distraheret af dem er nøglen. At holde din Twitters "Like" -knap til ting, du vil henvise til, er en mulighed. Brug af telefonens screengrab eller et åbent Google Drive-dokument er andre.
Planlæg procrastination
Produktivitets trænere sværger ved Pomodoro-timeren, opkaldt efter de tomatformede timere, der er populære i high-end køkkener. Find en gratis en på tomato-timer.com og brug den til at planlægge regelmæssige 25-minutters klumper af uafbrudt arbejde, med fem minutters klumper af Twitter / Instagram / Angry Birds imellem.
Har færre møder
Mennesker er sociale dyr, så at have møder virker som en produktiv brug af tid. Også nogle mennesker nyder kiks og ineffektivitet. Her er din alternative styringsstrategi.
Hijack skriveborde
Lav dine møder en-til-en og send en e-mail, der beder om tilladelse til at pope ved en persons skrivebord. Hvis de ikke reagerer (eller de undgår dig), skal du bare vende op på deres skrivebord - hvis ikke andet, vil de være ivrige efter at slippe af med dig og reducere polstring, der udgør rumbaserede møder.
Prøv MBWA
Management-By-Walking-Around er en konsensusbygger for mennesker, der har kort tid: Gå mellem bygningens afdelinger to eller tre gange om ugen, hvis du bærer en notesbog, hvis det er nødvendigt for at indfange handlinger eller ideer, du skal følge op.
Tænk himleniveau
Problemet med de fleste møder er, at de er fokuserede på detaljer, ikke det store billede. Når de er uundgåelige, skal du bruge dem til at fokusere på spørgsmål som "Hvad er vigtigt her: kvalitet eller omkostning?" Eller "Hvad er den generelle tilgang?" Når de store ting er besluttet, vil de rigtige handlinger følge naturligt.
Hvordan være en produktivitet ninja: Worry Mindre, opnå mere og elske hvad du gør af Graham Allcott er tilgængelig nu (Icon Books, £ 8.99), køb på Amazon
